×××有限公司进出口部：

首先，感谢贵司多年来对我司的关心与支持。

为进一步做好深化双方合作，保证贵司的生产需求，我公司拟于××月××日到××月××日，召开××××会议，届时邀请贵司主要领导参加。

报到时间：×××年××月××日

会期：×天

联系人：××